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MEVACO è uno dei fornitori leader di lamiere stirate, lamiere forate, reti ondulate e reti saldate. Nel 2019 MEVACO si è fusa con il gruppo danese RMIG diventando il più grande fornitore del settore e realizzando nell'anno finanziario 2021 un fatturato totale di 178 milioni di euro. La gamma di prodotti spazia dai prodotti standard ai prodotti personalizzabili e agli accessori. Con le sue dieci sedi in Germania, Austria, Svizzera, Francia, Italia, Ungheria e Polonia e i suoi partner commerciali in Belgio, Paesi Bassi, Regno Unito, Scandinavia, Romania, Repubblica Ceca, Slovenia e nelle Repubbliche Baltiche, MEVACO raggiunge oggi oltre 20.000 clienti in tutta Europa.
Il collegamento delle numerose filiali e società distributrici di MEVACO è avvenuto nelle diverse sedi attraverso il sistema ERP utilizzato in precedenza. Con il precedente ERP, tuttavia, le società estere non potevano essere rappresentate in modo unitario attraverso un database centrale, ma solo attraverso molti silos di dati separati. Questo, oltre a rendere inutilmente complessi i processi infragruppo e l’elaborazione degli ordini tra le diverse società, comportava anche un aumento costante della mole di lavoro dedicato all’amministrazione dei diversi database di MEVACO, finché nel 2014 la direzione dell’azienda decise di introdurre un nuovo software ERP, utilizzabile a livello internazionale, basato su un database unitario per tutte le sedi MEVACO. L’azienda ha subito approfittato del consolidamento delle strutture eterogenee di database per abbandonare le soluzioni isolate esistenti nell’ambito della raccolta dei dati aziendali e del controllo della produzione, con l’intenzione di integrarle in futuro nel nuovo sistema ERP.
Insieme a un consulente esterno sono stati selezionati in primo luogo i fornitori di soluzioni adatte sulla base di un elenco di criteri ben definiti. Le quattro soluzioni rimaste nella “short list” sono state poi accuratamente esaminate in un workshop ad hoc per verificarne l’idoneità. Anche se le soluzioni potevano rappresentare i processi prevalentemente attraverso standard esistenti, ciò che ha fatto la differenza è stata la tecnologia alla base. Alla fine dei conti, VLEXsoftware gmbh era l’unico fornitore di sistema in grado di realizzare un database centralizzato comune a tutti i Paesi. La moderna architettura Web di VlexPlus, che si distingue soprattutto per la sua apertura e flessibilità, rende possibili eventuali ampliamenti e adattamenti futuri del sistema non solo per le sue caratteristiche, ma anche perché questi possono essere realizzati in breve tempo e con costi contenuti.
L’accesso al browser indipendente da piattaforma ha offerto inoltre la comodità di permettere di collegare facilmente sedi, utenti o sistemi terzi, come il sistema Kanban per i fornitori, funzionalità che le soluzioni concorrenti non potevano assicurare in questa forma. Per la decisione a favore di VlexPlus, tuttavia, la direzione dell'azienda non ha ritenuto essenziali soltanto gli aspetti infrastrutturali. Con VLEXsoftware MEVACO aveva trovato un partner al proprio livello con cui si è avuta la sensazione che ci fosse sintonia su più piani, un partner con un’elevata competenza in tema di soluzioni e varianti, con le referenze appropriate e che parlava la stessa lingua. Era infatti necessario già assicurare una buona comunicazione, poiché i criteri specifici del settore e dei processi dovevano essere in un certo senso “tradotti” nella lingua del consulente e nel linguaggio di programmazione del fornitore di servizi. La combinazione di Comarch come partner tecnologico con infrastrutture e strutture di programmazione ben sviluppate a livello internazionale e VLEX come specialista di piccole-medie dimensioni di tematiche complesse con numerose varianti non solo ha dato a MEVACO la necessaria sicurezza per il futuro, bensì si è rivelata vantaggiosa per una collaborazione professionale anche sul piano operativo.
Con la decisione di introdurre il nuovo software ERP VlexPlus è iniziata la preparazione per la successiva fase di implementazione e migrazione delle anagrafiche articoli. Il 1° aprile 2015 MEVACO ha finalmente messo in servizio la nuova soluzione nei settori controllo della produzione, programmazione, magazzinaggio, logistica e spedizione nonché finanza e contabilità, oltre che in altri settori.
Le strutture dei processi di MEVACO esistenti sono state rappresentate nella nuova soluzione con un rapporto quasi di 1:1. Solo i processi di distribuzione sono stati estratti dall’ERP con la sostituzione del sistema esistente: infatti, con l’ampliamento dei canali online e l’introduzione di un negozio online, si sono evidenziati processi ridondanti per la distribuzione online e offline, che dovevano essere programmati e curati in parallelo. Dato che i collaboratori della distribuzione ora inseriscono le loro configurazioni e gli ordini anche nel backend del negozio online, tutti gli ordini di distribuzione possono essere caricati in modo automatizzato in VlexPlus attraverso un’unica interfaccia, rendendo i processi successivi di MEVACO nettamente più facili da gestire per tutti i team coinvolti.
Come azienda orientata al cliente, MEVACO garantisce ai suoi clienti la consegna della merce che deve ancora essere prodotta entro quattro giorni. Per rispettare questa garanzia di fornitura, la sequenza di produzione di MEVACO viene adattata agli ordini in modo dinamico in funzione dell’urgenza e l’elenco degli ordini è dotato di un semaforo. Poiché il controllo della produzione avveniva ancora a mano tramite elenchi Excel fino al 2015 e doveva poi essere faticosamente trasferito nel sistema ERP allora in uso, si determinavano compiti enormi per il controllo del processo e la programmazione. Con l’integrazione del controllo della produzione in VlexPlus questa mole di lavoro, nonché fonte di errore e impegno di sincronizzazione, non c’è più. Oggi la programmazione per i collaboratori non solo è possibile in tempo reale, ma è anche più pratica e trasparente.
Grazie a un’interfaccia programmata anche la gestione della spedizione avviene oggi correntemente da VlexPlus. Il miglioramento del processo più importante per l’azienda oltre al controllo della produzione ora integrato è la possibilità di rappresentare i complessi processi infragruppo interamente in VlexPlus. MEVACO ha potuto ridurre in modo significativo la mole di lavoro dovuta alla contabilità tra società, mandanti principali e Gruppo RMIG, cosa che alleggerisce in modo duraturo l’amministrazione delle varie sedi. Nell'ambito dell'integrazione di MEVACO nel Gruppo RMIG, nel 2019 sono state create anche nuove unità organizzative in VlexPlus, collegandole al sistema ERP della casa madre tramite processi e interfacce speciali.
“Per semplificare l'elaborazione delle fatture e soddisfare le esigenze specifiche delle sedi locali, abbiamo collegato anche la soluzione di fatturazione elettronica di VLEX”, spiega Martina Reich, responsabile qualità sistemi IT di MEVACO. “Ora introdurremo gradualmente la fatturazione elettronica per tutti i Paesi e le sedi. In questo modo non vogliamo solo garantire un processo di gestione uniforme per l’elaborazione e l’archiviazione delle fatture, ma vogliamo anche creare le basi per impostare requisiti legali più restrittivi nei prossimi anni.”
Anche la pianificazione degli ordini di produzione è stata riorganizzata e migliorata in modo sostenibile nel 2019: “La pianificazione dettagliata nei nostri pannelli di controllo della pianificazione VLEX è ora possibile in modo automatizzato. La nostra sequenza di produzione viene pianificata nel configuratore di produzione e trasferita, ottimizzata per l’ordine di produzione, al sistema ERP, dove gli articoli configurati attraversano le successive fasi di pianificazione e produzione”, continua Martina Reich. “Con l'app del progetto VLEX abbiamo inoltre introdotto un'altra applicazione per controllare l'intero ciclo di vita del progetto con il supporto del sistema e per semplificare la gestione interna dei reclami a livello di azienda”.
Oggi 45 utenti lavorano con VlexPlus in quasi tutti i settori dell’azienda. Inoltre, anche i commercialisti locali in Polonia e Italia accedono a una versione adattata del sistema nella loro lingua. Nel 2020 è stata introdotta una versione nazionale dedicata per la sede svizzera in preparazione per i requisiti giuridicamente vincolanti per le QR-fatture. “Nella prossima fase è prevista un’ulteriore ottimizzazione dei processi di gestione del magazzino. Con l’impiego dei tablet e l'accesso mobile a VlexPlus si mira a evitare l’utilizzo di documenti cartacei nel magazzino e a mappare digitalmente i processi in modo da ridurre le distanze a piedi. C’è ancora un grande potenziale di ottimizzazione. In futuro dovrà essere possibile segnalare le modifiche e gli storni direttamente tramite l’app del magazzino”, spiega Martina Reich.
