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Con l’ERP VlexPlus, MEC getta le basi per l’ulteriore crescita aziendale
La costante crescita del portafoglio articoli e clienti e la mancanza di compatibilità a release, hanno messo a dura prova l'efficienza del vecchio sistema, comportando soprattutto perdite di performance, necessità di ricorrere a espedienti e carenza di trasparenza.
L’introduzione dell’ERP VlexPlus, basato sul Web e specializzato nella gestione delle varianti, ha rimesso in carreggiata l'azienda, non solo per quanto riguarda la trasparenza dei processi, ma anche in termini di qualità dei dati di base. I collaboratori ora possono fare di nuovo affidamento sugli indicatori nel sistema e beneficiare, grazie tra l'altro alle molte funzioni smart, come ad es. la catena di documenti, di un vero supporto per la propria attività.
La logica delle varianti correntemente nel sistema offre inoltre potenziale di automazione sostenibile nella gestione di dati di base di articoli complessi, piani di lavoro ed elenchi dei pezzi anche per una seconda fase di attuazione.
MEC, lo specialista in sistemi di scarico con sede a Obertheres, Bassa Sassonia, è leader di mercato negli impianti di scarico per motocicli a regolazione elettronica e meccanica con omologazione UE. Con sistemi di scarico flap, in prevalenza per il marchio Harley-Davidson, in oltre 30 anni la KESSTECH è divenuta una presenza costante nella scena dei biker. Gli impianti di scarico KESSTECH, esclusivamente “Made in Germany”, realizzati nel proprio stabilimento di produzione nella Bassa Sassonia da collaboratori altamente specializzati, sono sinonimo di tecnica, qualità e suono inconfondibile. Inoltre l'azienda offre ai propri clienti un servizio completo e un configuratore per personalizzare gli impianti di scarico.
La rapida crescita che, con il cambio generazionale nella dirigenza e gli investimenti nel nuovo stabilimento, negli ultimi cinque anni ha visto il triplicarsi del fatturato e del numero di collaboratori presso la KESSTECH, ha comportato non solo numerosi nuovi modelli di marmitte, ma anche nuove sfide in materia di produzione e gestione.
Con l’ampliamento del già ricco repertorio Harley-Davidson con sistemi di scarico del marchio BMW, nel giro di un anno il portafoglio di articoli da gestire nel sistema è quasi raddoppiato. Il sistema ERP precedentemente in uso, tuttavia, non era più aggiornabile, non era in grado di superare le nuove sfide e non era più consono dal punto di vista della performance. Pertanto, a fine 2015, si è giunti alla decisione di sostituire il vecchio sistema con uno nuovo, flessibile e soprattutto orientato al futuro.
Con il supporto di un consulente aziendale esterno, è stato stilato dapprima un riepilogo dei principali requisiti che avrebbe dovuto avere il futuro sistema. Nell’ambito del processo conclusivo di appalto e selezione sono stati quindi contattati fornitori di soluzioni del settore e, con presentazioni del software, ne è stata verificata l’idoneità. “Provenendo dal settore della produzione, per noi era di grande importanza soprattutto la riproduzione e l’ottimizzazione della gestione degli ordini e della produzione. Pertanto era necessaria anche una certa flessibilità nella registrazione degli ordini, ad es. per poter prendere in considerazione le richieste personalizzate del cliente”, riassume Pamela Kess, che, congiuntamente all'amministratore delegato Christian Schütte, dirige l'azienda nella seconda generazione.
“Poiché la gestione degli elenchi dei pezzi e dei piani di lavoro con il lancio dei nuovi modelli di marmitta era sempre più impegnativa, la nuova soluzione avrebbe dovuto presentare un elevato grado di automazione nella gestione dei dati di articoli e ordini, ovviamente senza far crescere a dismisura il lavoro di registrazione nel sistema. Non da ultimo abbiamo valutato le soluzioni anche in funzione della loro ergonomia, poiché la praticità d’uso e un’interfaccia gradevole sono requisiti importanti affinché i nostri collaboratori ci lavorino anche volentieri.”
La VLEXsoftware gmbh di Kulmbach, grazie alla catena ininterrotta di documenti e all’interfaccia riordinata di VlexPlus, è riuscita a fare fin dall’inizio buona impressione e a trasmettere senso di sicurezza. “Con VlexPlus, per la riproduzione dei processi, si è riusciti a ottenere il giusto equilibrio tra dati di riferimento obbligatori e facoltativi, sia nella gestione dei dati di base che nella registrazione ed evasione di un ordine. Infatti i nostri collaboratori devono poter lavorare con il sistema in modo rapido e produttivo: con gli ordini giornalieri della stagione di punta, fondamentali sono soprattutto efficienza e trasparenza. Quindi, nel dicembre 2015 abbiamo optato per l’introduzione del software VlexPlus ERP e abbiamo dato il via all’uso della nuova soluzione nell'attività produttiva già nel maggio 2016”, continua l’amministratrice delegata.
Da allora VlexPlus è utilizzato in pressoché tutti i settori aziendali, tra l’altro con i moduli Acquisti, Vendita, Produzione, Contabilità finanziaria e contabilità, Gestione ordini e spedizioni, Gestione merci e Magazzino. Mentre prima i collaboratori nell'attività quotidiana dovevano “trafficare” con uno strumento a uso interno, un sistema che iniziava a essere superato e un sistema di preavviso analogo, oggi i collaboratori della KESSTECH, con un unico sistema, hanno sotto controllo tutti i compiti e i processi in corso.
Ora la comunicazione avviene in gran parte tramite il sistema e quindi il lavoro di coordinamento degli ordini tra i reparti si è decisamente alleggerito. “La documentazione, che in precedenza doveva essere realizzata tramite diverse soluzioni isolate, è a disposizione di tutti gli interessati al processo, con tutti i dettagli necessari, direttamente tramite il sistema. In tal modo i nostri collaboratori, indipendentemente dal fatto che siano o meno coinvolti nel processo, sono sempre in grado di fornire informazioni. E qualora si verifichi qualche intoppo nel processo, abbiamo molta più trasparenza e possiamo reagire per tempo”, spiega Pamela Kess.
"La registrazione dei materiali era molto complicata nel vecchio sistema e la tracciabilità era quindi limitata, ma ora possiamo richiamare i flussi di materiali correnti premendo un pulsante, per così dire. Il vantaggio principale è la migliore qualità dei dati: il nostro personale sa che i dati del sistema VlexPlus sono assolutamente affidabili. Il fatto che la catena di documentazione, le registrazioni dei materiali, le prenotazioni ecc. siano disponibili in ogni momento consente non solo di controllare meglio i flussi di lavoro, ma anche di gestire in modo più efficiente gli ordini e il database."
In futuro la nuova soluzione potrà trovare applicazione anche al di fuori della sede centrale di Obertheres: tramite il browser Web mobile, i collaboratori del servizio Vendite, ad esempio, potranno accedere a un cockpit dedicato, per visualizzare in tempo reale i dati dei clienti e degli ordini di pertinenza. Nel medio termine si potranno rendere accessibili i dati rilevanti degli ordini mediante l'accesso a specifiche maschere d’ordinazione anche ad agenti e clienti, per semplificare i processi decisionali e di comunicazione. In un’ulteriore fase di attuazione, la logica delle varianti del sistema potrà essere rappresentata in modo continuativo e i sistemi ERP e il negozio online con il configuratore dei prodotti, finora separati, potranno essere riuniti in una banca dati centrale: VlexPlus offre già i requisiti per tutto ciò.
