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La REISS Büromöbel getta le basi per una trasformazione verso l’industria 4.0 con VlexPlus ERP
L'azienda, che sa coniugare da sempre con successo una sana cultura dell'innovazione e una tecnologia all'avanguardia con la qualità artigianale, attualmente sta affrontando una fase di trasformazione orientata al futuro che la porterà all’industria 4.0. La costruzione di un nuovo stabilimento ultramoderno e l'introduzione del sistema ERP di nuova generazione VlexPlus, per un controllo della produzione flessibile e una comunicazione delle macchine in rete, costituiscono la base del processo di trasformazione digitale che dovrebbe concludersi entro il 2022. In totale l’azienda ha pianificato un investimento di circa 30 milioni di euro.
La REISS Büromöbel GmbH progetta, produce e commercializza, attraverso più di 270 partner commerciali in tutta la Germania e altre reti di distribuzione in Europa, pregiati mobili per ufficio per l’industria, il commercio e l'amministrazione. La gamma di servizi comprende sistemi di mobili innovativi ed ergonomici, come le soluzioni per postazioni di lavoro in piedi/seduti e per la comunicazione, l'acustica, i locali di stoccaggio e la reception, dalla postazione di lavoro singola fino ad elementi di arredamento complessi. Questo produttore di mobili per ufficio, eletto azienda dell'anno del Brandeburgo, è in possesso delle certificazioni DIN ISO 9001 e 14001, delle certificazioni ambientali EMAS e Angelo Blu e di una certificazione Quality Office. Nella sede centrale di Bad Liebenwerda, circa 180 collaboratori creano un fatturato annuale di oltre 43 milioni di euro.
La REISS dispone di un’organizzazione produttiva orientata al processo che comprende di regola tutti i processi, dalla progettazione alla consegna. L'adattabilità alle esigenze individuali dei clienti è un fattore di successo e contraddistingue ancora oggi l'azienda. La molteplicità delle varianti impone requisiti elevati non solo per il sistema ERP, ma soprattutto per la gestione dei dati e per il configuratore del prodotto al centro della soluzione. Le nuove esigenze nel lavoro quotidiano e nell'ottimizzazione dei processi hanno però reso necessari nuovi adattamenti e ampliamenti continui nel corso dell’anno, andando oltre la capacità della versione corrente dell'intero sistema. A un certo punto non è stato più possibile introdurre nuove versioni del sistema ERP senza perdere le estensioni del sistema già effettuate o senza dover effettuare una nuova programmazione. Così, nel 2014, la dirigenza aziendale ha infine riconosciuto la necessità di introdurre una generazione di software completamente nuova da poter configurare nel lungo periodo.
I requisiti speciali del processo di selezione erano legati in particolare all'elevata creazione di valore aggiunto della REISS Büromöbel GmbH. Pertanto dovevano essere rappresentati tutti i processi aziendali e i settori specializzati, come ad esempio lo sviluppo del prodotto/costruzione, la vendita/CRM, la progettazione dell’ufficio, la logistica e la fabbricazione, e per la lavorazione del metallo e del legno anche altri rami e settori di fabbricazione. "Oltre a un livello di soddisfazione elevato dei nostri requisiti di processo e di settore nella soluzione standard, per noi era di primaria importanza un elevato livello di integrazione dell'intera soluzione, in particolare in relazione alla contabilità. Infatti il collegamento di una contabilità esterna nel vecchio sistema era sempre legato a una serie di limitazioni e riserve in caso di domande complesse nel calcolo dei costi. Volevamo mettere fine a questa cosa", racconta l'amministratore delegato della REISS, Hans-Ulrich Weishaupt. Anche i componenti tecnologici erano un importante criterio decisionale, soprattutto in relazione ai costi legati alle fasi successive. Infatti il fatto che un requisito possa essere attuato nel sistema in modo facile, veloce, affidabile e compatibilmente con la versione attuale, dipende essenzialmente dalle possibilità dell'architettura del sistema di base. La soluzione doveva inoltre disporre di numerose interfacce standardizzate e consentire un facile collegamento a sistemi terzi attraverso un'interfaccia aperta.
Poiché la REISS, oltre alla lavorazione del legno, deve soddisfare i complessi requisiti della lavorazione del metallo, il futuro partner software doveva disporre di un'adeguata competenza nella fabbricazione dei mobili. Per rappresentare la molteplicità delle varianti e garantire i comuni processi di configurazione, il configuratore delle varianti non doveva essere solo installato, ma profondamente integrato nel sistema ERP. Nel corso del bando, alla fine sulla concorrenza si sono imposte due soluzioni in grado di rappresentare una buoan parte del complesso catalogo di requisiti già nella versione standard. "Una tale decisione non dipende solo dal prezzo e del pacchetto di servizi offerto, ma è anche una decisione di pancia. Anche la chimica deve funzionare.
Alla fine abbiamo optato per VLEXsoftware+consulting GmbH, perché come azienda di media grandezza offriva una comunicazione al nostro livello, molto costruttiva e orientata al risultato. L'elevata competenza sulle varianti e la sensazione di acquistare la flessibilità anche tecnologica necessaria per il futuro, grazie al sistema basato sul linguaggio Java, ci hanno dato una maggiore sicurezza al momento della decisione", conclude il capo dell'azienda.
Mentre i dati dei clienti e dei fornitori sono stati importati in buona parte dal sistema esistente, i dati relativi al prodotto e le relative regole di configurazione sono stati reinseriti in VlexPlus. Ciò ha richiesto un maggiore dispendio di tempo all'inizio, ma una volta inseriti correttamente i dati nel sistema e nel codice, l'azienda ha usufruito in modo duraturo di un elevato livello di automazione e di un affidabile controllo della plausibilità. Da settembre 2017 circa 80 utenti di questa azienda specializzata in mobili per ufficio lavorano con VlexPlus in tutti i settori della produzione, dalla distribuzione e dagli acquisti passando per la fabbricazione e la gestione del magazzino e dei materiali fino alla logistica e alla contabilità.
"La competitività di un produttore di mobili da ufficio dipende in modo decisivo dalla sua capacità di riuscire a soddisfare le esigenze del singolo cliente senza troppe difficoltà. Con la trasformazione del sistema abbiamo gettato le basi per la digitalizzazione delle nostre strutture di produzione e organizzazione e siamo inoltre in grado di assicurare una produzione con lotti da 1 senza che ciò vada a discapito della redditività a causa di una percentuale elevata del processo da gestire manualmente. Grazie alla possibilità di una produzione flessibile che passa dalla produzione di grandi lotti alla produzione di pezzi singoli da un giorno all’altro, in caso di necessità in futuro possiamo ridurre in modo mirato i tempi di esecuzione." La costruzione di un nuovo stabilimento con una superficie di oltre 12.500 m², con un sistema di controllo integrato MES e con un impianto per lotti da 1 pezzo orientato al futuro è attualmente in fase di realizzazione. Sarà uno degli stabilimenti più efficienti del settore con tecnologie produttive all'avanguardia e macchine intelligenti in rete tra loro ed entrerà in servizio nell'ottobre 2019 seguendo l'esempio dell’industria 4.0. La REISS ha già gettato le basi per la trasformazione digitale rinnovando il cuore del sistema.
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Con la nuova soluzione, la REISS è in grado per la prima volta di realizzare i requisiti crescenti in materia di scambio di dati automatizzato, ordini elettronici, invio di fatture elettroniche o possibilità di collegare gli e-shop direttamente al proprio sistema, in modo redditizio e senza interferenze con i processi aziendali. Lo scambio di dati elettronico avviene attraverso un’interfaccia OFML (Office Furniture Modeling Language), che è stata creata a seguito dell'introduzione del sistema VLEXsoftware insieme a specialisti della configurazione del prodotto in 3D. Lo scambio di dati bidirezionale basato sullo standard di settore OFML, consente alla REISS di integrare senza problemi i propri e-shop e i portali di distribuzione, configurazione o catalogo e di portare avanti complesse strategie multicanale. Il collaboratore può quindi rivolgere la sua attenzione interamente al controllo dell'ordine anziché all'inserimento dei dati nel sistema. Di ciò beneficia in particolare la qualità del servizio.
Anche il controllo delle risorse e della capacità al momento della creazione dell'ordine viene ottimizzato con il nuovo sistema. Grazie a una gestione dei materiali senza problemi e a feedback chiari, gli errori nella registrazione dei materiali possono essere monitorati in modo completamente automatico dal sistema, in modo che i collaboratori REISS possano vedere immediatamente qual è lo stato di un ordine. Il collegamento del sistema ERP al magazzino dei pannelli automatizzato e al centro di taglio consente inoltre un feedback automatico dei dati della macchina e un’ottimizzazione integrata del taglio. Il consumo maggiore o minore viene registrato direttamente nelle scorte dall'ottimizzazione del taglio. In questo modo l'azienda non soltanto assicura una base di calcolo affidabile, ma garantisce anche che l'intero processo venga svolto con un impiego minimo di risorse. In questo settore inoltre non sono più necessari gli inventari manuali, perché grazie ai movimenti automatizzati dei materiali in ogni momento si ha la massima trasparenza sulle scorte a magazzino e nella gestione dei materiali. "Grazie all’ottimizzazione dei nostri processi produttivi e ai feedback sulla produzione in tempo reale, sappiamo esattamente in quale fase del processo si trova il prodotto in un dato momento. Oggi queste informazioni possono essere richiamate direttamente in tempo reale dal Vlex Cockpit. Tutti i processi relativi alle comunicazioni e alle richieste tra colleghi non rappresentano più un problema per noi", spiega Hans-Ulrich Weishaupt.
Il motore del flusso di lavoro integrato in VlexPlus è un importante strumento di controllo e ottimizzazione. "Questo ci permette di reagire a determinati eventi nel sistema con passi definibili. Il feedback sullo stato gioca un ruolo importante: ad esempio, quando importiamo un ordine in un sistema esterno, l'impiegato, il personale di vendita o di produzione deve poter vedere in qualsiasi momento se l'ordine è stato inserito e in quale stato si trova, per poter fornire informazioni in qualsiasi momento o per valutare fino a quando è possibile apportare modifiche all'ordine", spiega Thomas Schulz, Senior Specialist ERP System di REISS. Grazie alle conferme di stato, possiamo memorizzare noi stessi i trigger degli eventi nel sistema di controllo del flusso di lavoro, senza dover effettuare un costoso ordine di programmazione con il fornitore di servizi." L'interazione tra VlexPlus, SOLIDWORKS e il MES è ora un processo continuo in cui i dati possono essere scambiati in modo ampiamente automatizzato e controllato dagli eventi. I controlli di plausibilità e i meccanismi di monitoraggio memorizzati nel sistema garantiscono, ad esempio, che le persone coinvolte nel processo siano immediatamente informate degli errori. L'importazione di elenchi di pezzi dal software di progettazione al VlexPlus funziona già in gran parte automaticamente. Tuttavia, se l'ERP non conosce ancora una determinata caratteristica o un valore caratteristico di una nuova distinta base, un messaggio di errore viene trasmesso direttamente ai reparti interessati. Le singole fasi del processo possono anche essere suddivise tra diversi livelli di reparto. Il fatto che molti processi siano automatizzati senza intervento manuale e che dobbiamo concentrarci solo sugli ordini difettosi non solo ci fa risparmiare molto tempo, ma crea anche un alto livello di affidabilità del processo", continua Thomas Schulz.
Anche il controllo delle risorse e delle capacità al momento dell'inserimento dell'ordine è ottimizzato con il nuovo sistema. Grazie a processi di lavorazione del materiale senza problemi e a un feedback pulito, i movimenti del materiale possono essere monitorati in modo completamente automatico dal sistema. Il collegamento del sistema ERP al centro automatico di stoccaggio e taglio dei pannelli consente inoltre un feedback automatico dei dati della macchina e un'ottimizzazione integrata del taglio. Gli aumenti e le diminuzioni dei consumi derivanti dall'ottimizzazione dei tagli vengono registrati direttamente nelle scorte. In questo modo, l'azienda non solo garantisce una base affidabile per i ricalcoli, ma anche che l'intero processo venga eseguito con un impiego minimo di risorse. Inoltre, in quest'area non sono più necessari inventari manuali, poiché grazie ai movimenti automatizzati dei materiali, c'è la massima trasparenza nei livelli di stock e nella contabilità dei materiali in ogni momento. I dipendenti possono richiamare queste informazioni direttamente dai Cockpit VLEX in tempo reale. I processi di comunicazione e di richiesta di informazioni tra colleghi non sono più un problema in REISS.
Con questo processo di trasformazione digitale, l'azienda ha gettato importanti basi per un'organizzazione flessibile dei processi e per un futuro percorso di crescita. Oggi l'azienda non solo è in grado di implementare nuovi requisiti in termini di configurabilità flessibile, scambio automatizzato di dati, processi di ordinazione e ordine elettronici, spedizione ed elaborazione di fatture elettroniche o possibilità di collegare i negozi web direttamente al proprio sistema, ma anche di farlo in modo economico e senza interrompere i processi operativi. Lo scambio elettronico di dati avviene tramite un'interfaccia OFML (Office Furniture Modelling Language), creata nel corso dell'introduzione del sistema. Lo scambio bidirezionale di dati basato sullo standard industriale OFML consente a REISS di integrare perfettamente i propri negozi web e i portali di vendita, configurazione o catalogo e di perseguire complesse strategie multicanale. I dipendenti possono così concentrarsi esclusivamente sul controllo dell'ordine e non sull'inserimento dei dati nel sistema. Ciò va a vantaggio soprattutto dell'efficienza e della qualità del servizio.
"La competitività di un produttore di mobili per ufficio dipende in modo decisivo dalla sua capacità di implementare requisiti personalizzati senza grandi sforzi aggiuntivi. Con la conversione del sistema, abbiamo fatto un grande passo avanti verso la digitalizzazione della nostra produzione e delle nostre strutture organizzative, al fine di garantire la produzione di lotti di dimensioni 1 senza che ciò vada a scapito dell'efficienza, ad esempio a causa di un'elevata percentuale di processi manuali. La possibilità di passare in modo flessibile dalla produzione di lotti a quella di pezzi unici su base giornaliera, ad esempio, significa che REISS sarà in grado di aumentare la velocità di risposta al cliente in modo mirato, se necessario", riassume l'amministratore delegato di REISS Hans-Ulrich Weishaupt.
L'azienda sta attualmente costruendo una nuova linea di produzione di lamiere con un sistema di taglio laser all'avanguardia, che sarà collegato sia all'ERP VlexPlus che al sistema di progettazione. Poiché tutte le stazioni di assemblaggio finale sono state spostate dal vecchio al nuovo stabilimento, alcuni processi devono ancora essere riorganizzati e ottimizzati. L'ottimizzazione della prefabbricazione metallica presso lo stabilimento principale di Bad Liebenwerda, per una pianificazione precisa delle consegne allo stabilimento di Lausitz e ad altri utenti esterni, sarà completata entro il 2022.
